Wie finde ich das beste Business Center oder den besten Coworking Space in meiner Stadt für mich?

Nun stellt sich dir als zweite Frage meist:

Wie finde ich das beste Business Center oder den besten Coworking Space für mich in meiner Stadt?

Dazu lege vorab einfach ein paar Dinge fest, wie:

1. In welcher Stadt und in welchem Stadtviertel willst du idealerweise dein Büro mieten?
2. Brauchst du ein privates Büro zur exklusiven Nutzung oder genügt dir ein flexibel nutzbarer Arbeitsplatz? Wenn letzteres, wie oft im Monat möchtest du deinen Schreibtisch mieten?
3. Wie viel Entlastung von administrativen Arbeiten oder auch tiefer gehenden Aufgaben wäre wünschenswert, um dich 100% auf dein Business zu konzentrieren, um zügig, effizient arbeiten zu können und, um dich auf deine unternehmerischen Kernaufgaben zu konzentrieren?
4. Wie hoch ist dein monatliches Budget für deine Büroflächen? (Vergiss dabei bitte nicht deine eigene Arbeitskraft und ggfs. die deiner Mitarbeiter als wesentliche, auch finanzielle Ressource für Bürosuche, Vertragsverhandlung, Planung und Einrichtung des Büros, Beschaffung Technik, IT, Provider Telefon, Internet etc., Renovierung oder Umbau etc. mit einzubeziehen)

Wenn du diese Fakten und Zahlen für dich abgesteckt hast, suche zunächst in deinen bevorzugten, möglichen Lagen deiner Stadt nach Business Centern und Coworking Spaces. Stecke die Grenzen hier nicht zu klein ab. Selektiere diese danach, ob dein unter Punkt 2 definierter Bedarf “Büro mieten” oder “Schreibtisch mieten” bzw. "Coworking-Arbeitsplatz mieten” auch angeboten wird.

Punkt 3 solltest du nun optimalerweise auf der Website der Anbieter direkt bei deren Leistungen beantwortet finden und dabei auf folgendes achten, bzw. am besten telefonisch bei den Businesscentern und Co-Working-Spaces deiner ersten Vorabauswahl nach Lage und Standort als erstes hinterfragen:

• Gibt es private Einzel-, Team- und größere Unternehmensbüros für eine Person bis hin zu Teams von zehn Mitarbeitenden? Kläre dies auch, wenn du aktuell nur ein Einzelbüro suchst, dein Weg soll ja erfolgreich und beständig sein.
• Sind auch mehrere Büros oder getrennte Etagenbereiche möglich – für den Fall deiner Expansion?
• Bietet der Standort ausreichend Meetingräume, flexible Konferenzflächen, Coworking- und Gemeinschaftsbereiche?
• Werden auch virtuelle Büros mit Geschäfts- oder Firmensitzadresse angeboten?
• Kannst du vor Ort persönlich erbrachte Post-, Telefon-, Sekretariats- und Assistenzservices nutzen und diese flexibel kombinieren, also auch nach Bedarf dazu buchen oder wieder abwählen?
• Wie lange existiert der Anbieter bereits am Markt erfolgreich?

All dies spricht für erfahrene Profi-Anbieter und stellt für dich sicher, dass du langfristig – egal wie sich dein Unternehmen entwickelt – an diesem Standort verbleiben und flexibel agieren kannst. Beständige, seriöse, repräsentative Geschäfts-Adressdaten sind überaus wichtig, um auffindbar zu sein und zu bleiben. Das schafft nicht nur im Netz Vertrauen, sondern auch bei deinen bestehenden Kontakten. Und Vertrauen schafft Kunden.
 

Und nun kommt natürlich Punkt 4, die Kosten, bereits ins Spiel, was jedoch nur mit einer klaren Definition deines aktuellen Anfangsbedarfs, also Punkt 2, beantwortet werden kann.

Was kostet ein Büro mieten im Business Center oder Coworking Space?

Der Preis richtet sich immer nach gewünschter Raumgröße, Anzahl der Arbeitsplätze, gewünschten/benötigten Serviceleistungen und meist auch nach Vertragslaufzeit. 

Bei der Laufzeit achte unbedingt darauf, dass du hier flexibel agieren kannst und im besten Fall mit maximal 3 Monaten Kündigungsfrist zum Monatsende jederzeit auch komplett aus dem Vertrag aussteigen oder diesen nach Bedarf reduzieren kannst. Ein Upgrade ist in aller Regel immer möglich, bestenfalls abhängig von Verfügbarkeiten an Büroräumen und Coworking-Plätzen. Bedenke dies bei der Wahl deines Anbieters hinsichtlich dessen Flexibilität und Gesamtgröße vor Ort. 

Es gibt einen Anbieter (ecos work spaces in München), der sogar ein Vertragslaufzeit-Forecast-Modell anbietet mit Rabatten von bis zu 30 % auf die Büroraum-Miete bei 36 Monaten voraussichtlicher Laufzeit. Eine Kündigung ist dabei mit drei Monaten zum Monatsende jederzeit möglich. Bei früherem Vertragsende als geplant, wird dann nur die Differenz zum Rabatt der tatsächlich erfüllten Laufzeit nachberechnet.

Nun kläre, welche Leistungen in der monatlichen Miete für privates Büro enthalten sind. 

Wenn du einen oder mehrere Coworking-Arbeitsplätze mieten möchtest, ist dies in der Regel eine günstige Lösung, die oft nur sporadisch oder an einigen Tagen im Monat genutzt wird und daher in der Regel nur die ersten 3-5 Punkte in nachstehender Auflistung beinhalten sollte. Jedoch solltest du auch alles weitere, dann gegen aufwandsgerechte Bezahlung, bei Bedarf nutzen oder dazu buchen können, damit dein Business sich frei und optimal - an konstanter Adresse - entfalten und wachsen kann.

Um vor bösen Überraschungen gewahrt zu sein, sollte die Büromiete folgendes an Grundleistungen und Grundkosten unbedingt – vertraglich gesichert – enthalten:

• Kaltmiete, Nebenkosten, Heizung, Klimaanlage, Strom und Steuern.
• Hochwertige Möblierung und tägliche Reinigung.
• GRATIS-WLAN sowie modernste IT- und Büroinfrastruktur.
• Nutzung von Bistro-Küchen, Sanitär- und Gemeinschaftsflächen.
• Persönlicher Empfang, Postservice und Paketannahme durch Vor-Ort-Personal.
• Zugriff auf weitere Services nach Bedarf.
• Firmenschild, sofern du die Adresse als deine offizielle Geschäftsadresse nutzt – ggfs. gegen Berechnung einmaliger Herstellungskosten -, z.B. wenn du dein eigenes Logo verwenden darfst und nicht nur aufgelistet wirst.
• Zugangskontrolle durch elektronische Türschlösser, der höheren Sicherheit wegen.
• 24/7-Zutritt zu deinen gemieteten Büros und der Allgemeinfläche, da Bürotechnik, Postfächer, Teeküchen etc. sich meist auf der Allgemeinfläche befinden. 
• Meeting-, Seminar-, Konferenz- und Eventräume mieten und Abrechnung exakt nach Bedarf, stunden-, tage- wochenweise.

Zusätzlich verfügbar und buchbar sollte sein:

• Mehrsprachiger Sekretariats-, Assistenz- und Telefonservice durch im Business Center vor Ort anwesendes Servicepersonal, um stets optimal repräsentiert zu sein durch Mitarbeitende, die dich und dein Business persönlich kennen.
• Vielfältige, an deinen Bedarf anpassbare Internet-Leistung, Kommunikations-, Büro-, IT- und Konferenztechnik.
• Parkplätze, Lagerräume und weitere individuelle Services, die für dich und dein Business wichtig sein/werden könnten.

Wenn diese ersten, wichtigsten Punkte positiv für dich geklärt sind, folgt nun der nächste, sehr wichtige Schritt: Gehe vor Ort und besichtige das Business Center oder den Coworking Space deiner Wahl.

Denn viele für dich unter Umständen persönlich wichtige Aspekte, wirst du erst vor Ort sehen und dir einen eigenen Eindruck bilden können. So z.B. 

• die Atmosphäre im Business Center oder Coworking Space, 
• der erste Eindruck vom Serviceteam vor Ort - welches später dich, deine Mitarbeitenden, deine Kunden und Besucher betreuen wird, 
• die leichte Erreichbarkeit (auch mit ÖPNV) und einfache Auffindbarkeit von Adresse, Eingang und Empfang,
• die Parkplatzsituation,
• die Optik des Gesamtgebäudes,
• die Einrichtung von Allgemeinflächen und Büros,
• wie fühlen sich Begegnungen mit anderen Kunden im Businesscenter oder Coworking Space an und 
• wie kompetent, an deinem Bedarf orientiert und offen ist die Beratung vor Ort.

Bei einer Besichtigung (Center-Tour) kannst du dann direkt

• Dein ideales Büro auswählen.
• Die Möblierung, Zahl und Position der Arbeitsplätze abstimmen.
• Klären wie schnell du starten kannst. 
• Öffnungs- und Zugangszeiten – auch mit Service-Erbringung – erfahren.
• Die Vertragslaufzeit flexibel festlegen.
• Sonderkonditionen und dabei trotzdem flexible Kündigungsfristen verhandeln.
• Fragen,ob ggfs. eigene Möbel von dir mitgebracht werden können.
• Prüfen, ob es Tageslicht in den Mietbüros, Konferenzräumen, Seminarräumen, Meetingräumen gibt. (Dies ist in Deutschland für dauerhafte Arbeitsplatz-Situation vorgeschrieben)
  Ergonomische Büromöbel wie z.B. höhenverstellbare Schreibtische nachfragen, sofern du Wert darauf legst.
   

NO-GOs und WICHTIG zu wissen bzw. zu beachten ist zudem:

(Gilt bei privates Büro mieten ebenso wie bei Coworking-Arbeitsplatz mieten, wenn du die Anschrift als Geschäftsadresse oder Firmensitz nutzt)

Es gibt Unterschiede zwischen einfacher Geschäftsadresse (perfekt für Freelancer, freie Berufe, unselbständige Niederlassungen) und einer Firmensitzadresse, die auch eintragungsfähig im Handelsregister, Transparenzregister und Gewerberegister ist (für alle Arten von Kapitalgesellschaften, selbständige Niederlassungen, meldepflichtige Einzelfirmen etc.): 

Als Firmensitzlösungen (z.B. für Kapitalgesellschaften) muss neben postalischer Erreichbarkeit auch eine fest vertraglich definierte Arbeitsplatznutzung vereinbart sein, um die Firmengeschicke bestimmenden Aufgaben am Firmensitz ausführen zu können. Nach Bundesländern variierend sind daneben ein Firmenschild am Eingang, am Briefkasten und ggfs. in den Büroräumen abschließbare Schrankfläche für die Gesellschafts-/Firmenunterlagen als Vorgabe zu erfüllen. Fehler hierbei fallen meist schon bei der ersten Betriebsprüfung vor Ort am Firmensitz dann dem Prüfer auf und können u.a. die Zuteilung einer Steuernummer etc. und damit deinen Start erschweren, verzögern oder gar verhindern. Und: Solche Verstöße werden beim Finanzamt gerne auch vermerkt.

Für die Nutzung als Geschäftsadresse oder Firmensitzadresse sind außerdem die Angaben nach dem Geldwäschegesetz und eine persönliche Identifikation, Post-Ident oder andere behördlich anerkannte Verifizierungsmethoden erforderlich. Meide Business Center oder Coworking Spaces, die dir ihre Adresse zur Verfügung stellen, ohne diese gesetzlich vorgeschriebenen Vorgaben zu erfüllen. Auch, wenn das ein kleiner Aufwand vor Vertragsschluss ist, er schützt dich und dein Unternehmen vor unliebsamen Folgen und diesbezüglich kriminellen Mitnutzern an deiner neuen Büro- und Geschäftsadresse. 

Die Anmietung muss provisionsfrei für dich sein. Maklercourtagen oder Provisionen für Plattformen oder Broker, über die du angefragt hast, sollte immer der Business Center- oder Coworking Space-Anbieter tragen.

Auch wenn du dir das zu gerne sparen würdest, eine Kaution ist wichtig, den sie sichert nicht nur deinen neuen Bürovermieter oder Arbeitsplatz-Anbieter vor finanziellen Ausfällen, sondern letztlich schützt die Kaution auch dich. Denn was hilft es dir, einen diesbezüglich leichtsinnigen Anbieter zu wählen, der dann bei nicht abgesicherten Forderungsausfällen durch seine Kunden, Insolvenz anmelden muss oder dich schon bei geringstem Zahlungsverzug deinerseits vor die Tür setzt, aussperrt oder die Leistung einstellt. Eine gesunde und marktübliche Kaution im Business Center und Coworking Space beträgt bei seriösen Anbietern 3 Brutto-Monatspauschalen.

Nun musst du nur noch einzelne, für dich persönlich wichtige Punkte wie z.B. hundefreundlich, inhabergeführt, LGBTQ-freundlich, behindertengerechte Zugänge und Toiletten, Versorgungslage vor Ort, Außenbereiche zur Nutzung und ähnliches abchecken.

Wenn alle vorgenannten Punkte abgedeckt sind, hast du das für dich beste Business Center oder besten Coworking Space in deiner Stadt gefunden und kannst einen Vertrag, der auf 2 bis maximal 4 Seiten + AGBs begrenzt sein sollte, abschließen und sofort durchstarten.